Warum sich die interne Abrechnung lohnt
Fast 80 Prozent der Arzt- und Zahnarztpraxen erledigen ihre Abrechnung intern – das ergab eine Umfrage des PKV Instituts unter 182 MFAs und ZFAs. Die überwiegende Mehrheit (MFAs: 69 %; ZFAs: 63,63%) gab dabei an, dass die Abrechnung viel Zeit kostet. Mehr als ein Drittel der befragten MFAs (34 %) und fast 20 Prozent der ZFAs berichteten zudem von häufigen Feh-lern, die in der Abrechnung passieren. Abrechnungsmanagerinnen und Abrechnungsmanager im Praxisteam können zum wirtschaftlichen Erfolg der Praxis beitragen, indem die Abrechnung korrekt und vollständig erledigt und berechtigte Honoraransprüche gesichert werden. Mehr als 70 Prozent der befragten ZFAs, aber nur 22 Prozent der MFAs gaben an, eine Abrechnungsmanagerin bzw. einen Abrechnungsmanager im Team zu haben.
So entspannt und souverän wie heute telefonierte Kerstin Teske nicht immer mit ihrer regionalen Privatärztlichen Verrechnungsstelle (PVS). Noch vor wenigen Jahren ver-stand die MFA oft „nur Bahnhof“ im Gespräch mit der PVS und entschied sich deshalb zu einem berufsbegleitenden 6-monatigen Fernlehrgang zur Abrechnungsmanagerin in der Arztpraxis. Heute spricht sie auf Augenhöhe mit den externen Abrechnungspro-fis. Anderen Praxisteams rät die erfahrene MFA, zuerst die Weiterbildung eines Teammitglieds zum/-r Abrechnungsmanager/-in als Option zu prüfen, bevor die Abrechnung ausgelagert wird: „Ohne fundierte Abrechnungskompetenz in den eigenen Reihen können abrechnungsfähige Leistungen leicht verloren gehen. Die Verrechnungsstellen haben keinen Einblick in unsere Dokumentationslücken. Sie könnten auch gar nicht den Aufwand treiben, unsere vergessenen Leistungen aufspüren.“
Leistungsgerechte Abrechnung dank lückenloser Dokumentation
Die erste halbe Stunde jedes Arbeitstages verbringt die Praxis- und Abrechnungsmanagerin mit der Sicherstellung der Dokumentation des vergangenen Tages: Sind alle Leistungen vollständig in den jeweiligen Patientenakten vermerkt? Sind bei Impfungen die Ziffern notiert? Wenn ein Verband gemacht wurde: Ist klar, mit welchem Material? Lücken füllt sie zeitnah durch Nachfragen bei Ihnen beiden Teamkolleginnen, und hält sie an, in der Dokumentation dieselbe Sorgfalt wie im Umgang mit Patientinnen und Patienten anzuwenden. „Viele MFAs sind am Patienten top, vernachlässigen aber die genaue Dokumentation, die zur vollständigen Abrechnung notwendig ist. Ihnen ist nicht ausreichend bewusst, dass die Praxis auch ein Unternehmen ist. In einem helfenden Beruf ist es nicht das oberste Ziel, möglichst viel abrechnen zu können. Aber eine vollständige Abrechnung ermöglicht es uns, auch weiterhin vernünftig arbeiten und unseren Patientinnen und Patienten die bestmögliche medizinische Versorgung bieten zu können. Eine korrekte Abrechnung ist Überlebensgrundlage für jede Praxis.“
Interne Abrechnung hat viele Vorteile
Seit sie Abrechnungsmanagerin ist, hat Teske den praxisinternen Scheinwert, das ist der durchschnittliche Umsatz, der pro Patient bzw. Patientin pro Quartal erzielt wird, um 50 % erhöht, bei der Privatabrechnung das Ergebnis innerhalb kurzer Zeit verdoppelt. Und nicht nur finanziell sieht die MFA Vorteile: „Man behält selbst die Kontrolle und macht sich nicht abhängig von externen Dienstleistern.“ Auch in Sachen Patientenorientierung bevorzugt sie die hauseigene Abrechnung von Privatleistungen: „Patientinnen und Patienten ist eine Rechnung vom behandelnden Arzt, der die Leistung erbracht hat, oft sympathischer als von einem ihnen unbekannten Dienstleistungsunternehmen. Und gerät jemand mit der Zahlung in Verzug, ist ein kurzer Anruf aus der Praxis oft der bessere Weg als ein automatisiertes Mahnverfahren.“
„Als Abrechnungsmanagerin machen Sie sich unersetzlich“
Die Abrechnung zu erledigen, kostet viel Zeit – das sagten 69 Prozent der befragten MFAs und etwa 63 Prozent der befragten ZFAs. 34 Prozent der MFAs und 18 Prozent der ZFAs berichten zudem von häufigen Fehlern in der Abrechnung. Trotzdem erlebt die überwiegende Mehrheit (MFAs: 55%; ZFAs: 54,55 %) in ihren Praxen ein geringes Interesse an Weiterbildung in diesem Bereich. Dass eine Abrechnungsfachkraft leicht zu finden sei, glauben allerdings nur 9 Prozent der MFAs und etwa 7 Prozent der ZFAs. „Als Abrechnungsmanagerin machen Sie sich für die Praxis unersetzlich“, sagt Teske: „Sich da reinzuhängen, lohnt sich – für sich selbst und für die Praxis.“ Seit ihrem Fernlehrgang mache ihr die Abrechnung noch mehr Spaß, obwohl sie eigentlich kein „Zahlenmensch“ sei. Ihre Praxisleitung hatte ihr die Weiterbildung zur Abrechnungsmanagerin sofort bewilligt. Praxisleitungen tun gut daran, ihren Mitarbeitenden Zutrauen zu signalisieren und sie zur Weiterbildung in der Abrechnung zu motivieren: In der Um-frage gaben 23 Prozent der MFAs und fast ebenso viele ZFAs (22,7 %) an, dass Praxisleitungen den MFAs und ZFAs die Abrechnung häufig nicht zutrauen. Die Grundlagen der Abrechnung sollten alle MFAs und ZFAs im Team beherrschen, damit die Praxis keine Krise erleben muss, weil Abrechnungsmanagerin oder Abrechnungsmanager plötzlich ausfallen. Kerstin Teske führt in ihrer Praxis ein eigenes Handbuch für die Abrechnung, in dem auch Kolleginnen, Kollegen und Praxisleitung jederzeit nach-schlagen können.
Kann eine Abrechnungssoftware Fachkompetenz ersetzen?
81,82 Prozent der befragten ZFAs, aber nur 37 Prozent der befragten MFAs gaben an, in ihrer Praxis eine spezielle Abrechnungssoftware zu nutzen. Rund 18 Prozent der ZFAs zeigten sich sogar überzeugt, dass ihre Abrechnung Software Fachwissen für zur Abrechnung überflüssig macht. Diesen Standpunkt teilten nur 8 Prozent der MFAs. „Computerprogramme testen auf Plausibilität“, sagt Abrechnungsmanagerin Teske: Aber wenn ein Bauchultraschall eingegeben wird, fragen sie nicht wie eine ausgebildete Abrechnungsmanagerin aktiv nach: Wurde der Bauch auch abgetastet? Wurde der Darm abgehört? Gab es Bedingungen, die die Untersuchung erschwert haben? Wurde ein komplettes Organsystem untersucht? „Die Maschine ist nur so fit wie der Mensch, der davorsitzt.“
Hintergrund: Berufsbegleitende digitale Weiterbildung ohne Mehrkosten
In Deutschland fördert das Qualifizierungschancengesetz (QCG) Weiterbildungsmaßnahmen für Berufe, deren Branche sich wandelt, unter anderem die der Medizinischen sowie der Zahnmedizinischen Fachangestellten. Für die Fernlehrgänge Zertifizierte/-r Abrechnungsmanager/-in in der Arztpraxis sowie Zertifizierte/-r Abrechnungsmanager/-in in der Zahnarztpraxis können Praxen mit bis zu 100 % Förderung, also voller Kostenübernahme durch die Bundesagentur für Arbeit, rechnen. Der Fernlehrgang erfordert keinerlei Präsenztermine und kann ortsunabhängig absolviert werden. Die Lektionen erhalten die Teilnehmenden als PDF im digitalen Lerncampus und zusätzlich gedruckt als Buch per Post. Mit zusätzlichen Übungen, Lehrvideos und Online-Seminaren im Lerncampus wird das neu gewonnene Fachwissen vertieft. Nach jeder Lektion gibt es einen Verständnischeck, um Lernerfolge zu kontrollieren und Lücken zu schließen. Auch die Abschlussprüfung absolvieren die Teilnehmerinnen und Teilnehmer bequem von zu Hause aus. Teilnehmerbetreuerinnen und -betreuer sowie Abrechnungsexpertinnen und -experten begleiten sie persönlich durch den gesamten Fernlehrgang. Unter www.pkv-institut.de/fernlehrgang finden Interessierte nähere Informationen zur Förderung sowie zu den Inhalten der Fernlehrgänge und Leseproben.